日々仕事をしている中で、次から次へと業務がやってきて何をどうすればわからなくなり頭の中がパニックになることはないでしょうか？（私はよくありました）
人間パニックになると普段は取らないような行動ををとってミスをしてしまうことがあります。
ミスをしてさらにミスをする、、、そんな負のループに陥らないために仕事をする際の考え方について自分なりにまとめてみました。
結論からいうと
相手が何を求めているのかを考えて、そのためのスケジュールを立てる。
そして間に合わないときは相談して調整する。
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
自分は最低限何を求められているのかを考えて100点満点を求めない
業務を依頼されたときに相手が何を求めているのか？どれほどのクオリティを求めているのかを考えてみましょう。
100点満点を求めないようにしましょう。
相手が最低限求めているものは100%でないことが多いです。
80点のクオリティは比較的簡単に取ることができますが、そこから100点に近づけるのには時間がかかります。
例えば、会社で会議の説明資料の作成を依頼された際に相手は必要な情報があれば十分なところ、完璧を求めてデザインや文字ののフォントにこだわった資料を作ろと必要以上に時間と労力をかけてしましょうようなものです。
✅最低限80点は比較的簡単にできる
✅１００点は時間がかかる
✅相手が求めていることは100％出ないことがおおい
スケージュールを立てる
業務を依頼されたらスケジュールを立ててみましょう。提出の期限が決められたらそれに対する進捗を計画します。
例えば提出の期限を10日後とします。
突発的なアクシデントを考慮して完成の日を納期の前日にします。
そこから逆算して一日辺り15％できたいたら余裕を持って提出することができます。
そのスケジュール感で業務を進めていき進捗が遅いようなら、時間を捻出して帳尻を合わせる。
スケジュールに対して余裕があったら、ほかの事に時間を使うという感じです。
業務を進めるにあたって闇雲にただ進めるのは危険です。
何も考えないで進めると気づいたときには納期に間に合わないといった事態になることがあります。
自分にも周りにもマイナスになるので、そうならないためにも少し意識してみてはどうでしょう？
✅逆算してスケジュールを立てる
✅納期の前日には完成できるように
✅突発的なアクシデントに備えられるようにする
期限に間に合わないようなら早めに相談する
業務を進めているに連れて「あれ、このままだとどうあがいても納期に間に合わないかも、、、」と思う場面が来ることがあります。
そう思い始めたら可能な限り早めに上司へ相談するようにしましょう。
その理由が、早めに手を打つことでできる対応が変わってくるからです。
早めに相談することで、ほかの人の空いている時間に作業を手伝ってもらったり、上司側のスケジュールを調整して納期を遅らせてもらったりできます。
スケジュール感の確認のためにも業務の進捗を定期的に確認することができると相手も進みぐわいが理解できます。
都度確認することで、スケジュールの調整だけでなく方向性の確認が取れて提出後の大きな修正が減ったりするメリットもあります。
✅仕事終わりに毎回担当者と相談しながら進捗の確認をする
✅早めに相談すると対処の自由度が多い
✅ギリギリだとできることが限られる
まとめ
仕事を効率よく行うコツについてのまとめは、
- 自分は最低限何を求められているのかを考えて100点満点を求めない
- スケージュールを立てる
- 期限に間に合わないようなら早めに相談する
です。
特に100点にこだわる事をやめる事を意識すると私生活でもうまくいきやすくなります。
ストレスが軽減され、心の余裕が生まれます。
完璧を求めるあまり行動をためらうことが減り、挑戦する勇気が湧きます。
また、失敗を恐れずに新しいことに取り組むことで、成長や学びが得られます。
人間関係においても、相手を受け入れる姿勢が強まり、より良いコミュニケーションが図れるようになります。結果的に、私生活全般がより充実し、幸福感が増すでしょう。
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